办公网 中文网 ENGLISH

研究生赴海外参加国际学术会议项目学院(系)操作指南

日期:2016-12-21 11:11

 一、材料审核。

申请人需于会议开始时间两个月前提交申请并向学院(系)递交如下纸质材料:(1正式邀请函(需用带有会议主办单位logo抬头的纸及手写签名);(2)论文录用通知;(3)论文录用类别(ORALPOSTER)证明(邮件不能作为证明和存档材料,若论文录用类别仅表述为PRESENTATION,则需同时提交PROGRAM即宣读论文时间安排表才能视同为ORAL.PROGRAM为正式证明函件有官方签名);(4)被录用论文首页(按国内外正式期刊投稿格式,作者排名必须为第一作者);(5)外语水平证明等。

按照资助条例每位研究生在读期间可予资助一次。

学院(系)对所递交材料各项信息是否属实及填写是否正确进行审核,通过后,纸质材料留存,在研究生管理系统中国际会议资助->浏览审核栏目通过审核。

 

二、预订机票。

待办理完签证、明确具体出行时间后,申请人需自行联系航空公司订票。(浙大接待中心票务,马建平,8898156713819493079,由航空公司按会议时间制定行程,在会议开始前日到达,会议结束次日返回。如有顺访任务其顺访时间与会议时间连接,且访问天数不能超过会议天数。申请人不得擅自更改往返地点和出行时间,未经确认自行订票将不予报销。

 

    三、取消记录。若学生因签证未通过等原因未能成行,需要在国际会议资助->浏览审核栏目下删除已审核的记录,以保留学生下次重新申请的资格。

   

四、办理借款。学生凭外事处批件和已审核的因公出国(境)申请表的复印件填写借款单。审核借款单并签字盖章,在国际会议资助->浏览审核栏目下录入资助金额,并在计财处网站上将准确金额授权给资助学生本人。资助金额由学院(系)确定。借款单填写示例如下:

                              

                                日(必填)

借款单位

××学院(系)章

经费项目代码

子项目代码

借款方式

借款用途

国际会议旅费(出发地——目的地)

借款人

学生姓名

 

收款单位

北京博丰航空服务有限公司

 

帐号

11050173720000000152

开户行

中国建设银行环贸支行

3.汇款

金额

人民币大写、小写

 

 

           

经费主管:签名         经办人:学生签名          联系电话:学生电话

 

五、回国及报销

国际会议资助->回国资料栏目下审核学生回国报告等材料无误后,留存纸质材料,并在机票发票背面盖章供报销用。报销一般要求学生在回国后两周内完成。

 

 



访问次数:1030